Вакансия помощник руководителя

Сегодня каждый руководитель нуждается в ответственном и надежном помощнике, умеющем поддерживать авторитет руководителя, способном взять на себя информационные и организационные обязанности и самостоятельно решать многократно повторяющиеся, стандартные проблемы. Помощник руководителя – это не столько специальность, сколько статус, и этот статус может иметь не просто высокопрофессиональный секретарь, а особое «доверенное лицо» директора компании.

Мало владеть базовым набором профессиональных знаний и умений в совершенстве. Для того, чтобы стать помощником руководителя, необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность зависеть от своего руководителя, умение приспособиться к тонкостям его характера, а с другой стороны, способность управлять персоналом и организовать сотрудников (в том числе первых лиц компании, к примеру, замов), курировать проекты. Толковыми помощниками руководители дорожат не меньше, чем успешными топ-менеджерами.

Функциональные обязанности помощника руководителя

1. Работа с документами

• прием корреспонденции, поступающей на рассмотрение руководителя, и в соответствии с принятым решением ее последующая передача в структурные подразделения или непосредственным исполнителям;
• прием и проверка правильности оформления  проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, их качественное редактирование;
• ведение делопроизводства: составление запросов, писем и прочих документов, подготовка отчетов, докладов и других, необходимых для работы руководителя, материалов;
• оперативное хранение документов  до передачи в архив;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности и сдача их в архив в установленные сроки;
• контроль исполнения изданных приказов и распоряжений работниками предприятия, контроль над соблюдением сроков выполнения поручений и указаний руководителя, взятых на контроль.

2. Организационная работа:

• прием и передача сообщений по каналам связи (e-mail, факс и т.д.);
• прием посетителей и звонков, ограждение руководителя от ненужных звонков и посетителей, самостоятельное принятие решений по завершению и переадресации звонков;
• создание необходимых условий и обеспечение рабочего места руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, необходимыми для работы руководителя;
• координация и организация встреч руководителя, рациональная разработка процедуры и порядка работы начальника;
• подготовка заседаний и других совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о месте проведения и времени совещания, оповещение о повестке дня, их регистрация участников, а также сбор необходимых материалов), ведение и оформление протоколов совещаний;
• представительская деятельность и организация презентаций;
• организация приема посетителей руководителя, содействие оперативности рассмотрения предложений и просьб;
• исполнение личных поручений (как выбор подарков деловым партнерам,  так и поиск гувернантки для детей руководителя).

Круг обязанностей помощника руководителя напрямую зависит от масштаба компании, корпоративных стандартов и стиля руководства. В небольших фирмах, например, помимо своих должностных обязанностей помощник руководителя нередко занимается и оформлением первичных бухгалтерских документов, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, выполняет функции кадровика.

А вот в крупных компаниях руководителю зачастую помогает не один, а два помощника: координатор, то есть личный помощник, который занимается организацией рабочего день руководителя, планирует совещания и встречи, сопровождает его в рабочих поездках и делопроизводитель, отвечающий за исполнение рутинной работы с бумагами, звонками, посетителями и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе.

Навыки помощника руководителя

Современный высокопрофессиональный помощник руководителя –   управляющий администратор, в компетенции которого находятся:

• умение работать на опережение: читать между строк, предвосхищать потребности руководителя, понимать все без лишних вопросов, способность предвидеть развитие событий, то есть иметь возможность предотвратить большинство проблем;
• универсальность – способность выполнять широкий круг обязанностей качественно, умение оперативно адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
• способность управлять информационными потоками;
• корректное обращение с конфиденциальной информацией;
• системный анализ проблем, умение находить несколько решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на тот случай, когда события развиваются по нежелательному сценарию;
• владение компьютерной техникой (умение создавать базы данных, организовывать виртуальные презентации и конференции, работать с редакторскими программами и тому подобное);
• саморефлексия и ауто-тайм-стрессменеджмент;
• навыки по координированию и контролю (проектов, встреч, и всего, что поручает руководитель).

Среди ценнейших качеств помощника руководителя, обеспечивающих успешность в этой должности, российские работодатели отмечают ответственность, коммуникабельность, дипломатичность, стрессоустойчивость, исполнительность, грамотность и аккуратность, а также умение оперативно обрабатывать большой поток информации, хорошую память и реакцию.

Кроме того,  важнейшим навыком, позволяющим претендовать на вакансию помощника руководителя в солидной фирме, стало свободное владение иностранным языком (а еще лучше – несколькими языками).

Плюсы должности помощника руководителя

Основной плюс –  бесценный управленческий опыт и перспектива совершенствования собственных талантов и качеств. Если руководитель – преуспевающий и умный бизнесмен, то ежедневно можно учиться принятию оптимальных решений, принципам и логике постановки и решения тактических и стратегических задач бизнеса, разрешению конфликтов, общению с людьми разного возрастного, социального и финансового уровня, ведению деловых переговоров. Приобретенные знания и умения в дальнейшем помогут продвинуться по карьерной лестнице или же открыть собственное дело.

Минусы должности помощника руководителя

Основным минусом должности помощника руководителя является тяжелый график работы. По существу, помощники руководителя работают в  режиме «цейт-нота», ведь зачастую их рабочий день длится гораздо дольше, чем у руководителя. А некоторые руководители не позволяют своему помощнику  перейти на другую должность, поэтому иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии».

Оплата труда помощника руководителя

Средняя зарплата помощника руководителя - 20-40 тысяч рублей. Но в большинстве своем зарплата помощника руководителя зависит от него самого, от его навыков и умений. Если помощник руководителя имеет второе высшее образование (экономическое или юридическое, например) или владеет несколькими иностранными языками, то он может претендовать и на более высокую зарплату. Верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.